Кадровый учёт и расчёт зарплаты

Зарплата — единственный участок учёта, где ошибку замечают сразу двое: работник, не увидевший ожидаемой суммы, и государство, не получившее взнос в срок. Поэтому здесь не бывает «исправим в следующем месяце».

Мы берём на себя весь цикл: от оформления человека на работу до отчётности по выплатам. Работаем и с ООО, и с ФЛП, у которого есть наёмные работники.

Что входит в расчёт зарплаты

• начисление заработной платы по окладу, почасово или сдельно;
• удержание НДФЛ и военного сбора, начисление ЕСВ;
• больничные: расчёт среднего заработка, доля работодателя и доля Фонда;
• отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении;
• индексация, доплаты, надбавки, премии и другие принятые у вас выплаты;
• удержания по исполнительным листам и алименты;
• расчёт при увольнении в установленный срок;
• подготовка платёжных ведомостей и зарплатных реестров для банка.

Кадровые документы, которые должны быть в порядке

Проверка Гоструда смотрит не на цифры, а на бумаги: есть ли приказ, подписано ли заявление, ведёт ли кто-то табель. Мы ведём этот блок полностью — приказы о приёме, переводе и увольнении, штатное расписание, график отпусков, табели учёта рабочего времени, личные карточки, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.

Отдельно следим за тем, чтобы фактические отношения соответствовали оформленным. Человек, ежедневно приходящий на рабочее место по договору о предоставлении услуг, — классическое основание для доначислений и штрафа за неоформленного работника.

Отчётность по работникам

Объединённая отчётность по ЕСВ, НДФЛ и военному сбору подаётся ежеквартально и не прощает ни пропущенного срока, ни расхождения с фактическими выплатами. Мы готовим и подаём её, а перед подачей сверяем начисленное с тем, что реально ушло на карты.

Уведомление о приёме на работу подаётся до того, как человек приступил к работе, — это отдельный срок, который чаще всего и пропускают.

Когда зарплату стоит отдать на аутсорс

Когда работников стало больше, чем может посчитать руководитель между делами. Когда в компании есть текучесть и каждый месяц — это приём, увольнение и перерасчёты. Когда зарплата должна оставаться конфиденциальной и внутри компании её лучше не обсуждать. И когда вы уже получали штраф за просроченную отчётность — это самый дорогой способ понять, что участок пора передать.

Конфиденциальность

Данные о зарплате не выходят за пределы команды, которая ведёт ваш учёт. Условие о неразглашении входит в договор и действует после его завершения.

От чего зависит стоимость

Основное — количество работников и то, насколько сложна у вас система оплаты. Оклад для всех и сдельная оплата с премией по показателям — это разная работа при одинаковом количестве людей. Влияет и текучесть: постоянные приёмы и увольнения добавляют кадровых документов и перерасчётов.

Зарплата и кадры входят в ежемесячное бухгалтерское обслуживание как часть согласованного объёма — пакеты с цифрами собраны в тарифах.

Частые вопросы

Сколько стоит участок, если работник один?

Объём минимальный, и цена это учитывает. Но отчётность за одного работника подаётся по тем же правилам и в те же сроки, что и за сорока, — поэтому «один работник» не означает «можно не вести».

Вы оформляете приём и увольнение?

Да: готовим приказы, трудовые договоры, заявления и подаём уведомление о приёме в установленный срок. От вас — решение и данные человека.

Зарплата тарифицируется отдельно?

Нет, она входит в ежемесячное обслуживание как часть согласованного объёма. На сумму влияет количество работников и сложность системы оплаты, а не сам факт наличия участка.

Что делать, если оформлены не все работники?

Скажите об этом на первом разговоре. Это исправляется, но порядок действий зависит от того, сколько это длится и есть ли уже запрос от Гоструда. Скрытое от нас станет известно при первой же проверке — и тогда вариантов будет меньше.

Кто отвечает, если отчётность подана с ошибкой?

Штрафы и пеню, возникшие по нашей вине, мы компенсируем. Это условие договора.