Кадровий облік і розрахунок зарплати

Зарплата – єдина ділянка обліку, де помилку помічають одразу двоє: працівник, який не побачив очікуваної суми, і держава, яка не отримала внесок у строк. Тому тут не буває «виправимо наступного місяця».

Ми беремо на себе весь цикл: від оформлення людини на роботу до звітності за виплатами. Працюємо і з ТОВ, і з ФОП, який має найманих працівників.

Що входить у розрахунок зарплати

• нарахування заробітної плати за окладом, погодинно або відрядно;
• утримання ПДФО і військового збору, нарахування ЄСВ;
• лікарняні: розрахунок середнього заробітку, частка роботодавця і частка Фонду;
• відпускні та компенсація за невикористану відпустку при звільненні;
• індексація, доплати, надбавки, премії та інші виплати, передбачені у вас;
• утримання за виконавчими листами і аліменти;
• розрахунок при звільненні у встановлений строк;
• підготовка платіжних відомостей і зарплатних реєстрів для банку.

Кадрові документи, які має бути в порядку

Перевірка Держпраці дивиться не на цифри, а на папери: чи є наказ, чи підписана заява, чи веде хтось табель. Ми ведемо цей блок повністю – накази про прийняття, переведення і звільнення, штатний розпис, графік відпусток, табелі обліку робочого часу, особові картки, трудові договори і додаткові угоди до них.

Окремо стежимо за тим, щоб фактичні відносини відповідали оформленим. Людина, яка щодня приходить на робоче місце за договором про надання послуг, – класична підстава для донарахувань і штрафу за неоформленого працівника.

Звітність за працівниками

Об’єднана звітність з ЄСВ, ПДФО і військового збору подається щокварталу і не прощає ані пропущеного строку, ані розбіжності з фактичними виплатами. Ми готуємо і подаємо її, а перед подачею звіряємо нараховане з тим, що реально пішло на карти.

Повідомлення про прийняття на роботу подається до того, як людина стала до роботи, – це окремий строк, який найчастіше й пропускають.

Коли зарплату варто віддати на аутсорс

Коли працівників стало більше, ніж може порахувати керівник між справами. Коли в компанії є плинність і кожен місяць – це прийняття, звільнення і перерахунки. Коли зарплата має залишатися конфіденційною і всередині компанії її краще не обговорювати. І коли ви вже отримували штраф за прострочену звітність – це найдорожчий спосіб зрозуміти, що ділянку треба передати.

Конфіденційність

Дані про зарплату не виходять за межі команди, яка веде ваш облік. Умова про нерозголошення входить у договір і діє після його завершення.

Від чого залежить вартість

Основне – кількість працівників і те, наскільки складна у вас система оплати. Оклад для всіх і відрядна оплата з премією за показниками – це різна робота при однаковій кількості людей. Впливає також плинність: постійні прийняття і звільнення додають кадрових документів і перерахунків.

Зарплата і кадри входять у щомісячне бухгалтерське обслуговування як частина узгодженого обсягу – пакети з цифрами зібрані в тарифах.

Часті питання

Скільки коштує ділянка, якщо працівник один?

Обсяг мінімальний, і ціна це враховує. Але звітність за одного працівника подається за тими самими правилами і в ті самі строки, що й за сорока, – тому «один працівник» не означає «можна не вести».

Ви оформлюєте прийняття і звільнення?

Так: готуємо накази, трудові договори, заяви і подаємо повідомлення про прийняття у встановлений строк. Від вас – рішення і дані людини.

Зарплата тарифікується окремо?

Ні, вона входить у щомісячне обслуговування як частина узгодженого обсягу. На суму впливає кількість працівників і складність системи оплати, а не сам факт наявності ділянки.

Що робити, якщо працівників оформлено не всіх?

Скажіть про це на першій розмові. Це виправляється, але порядок дій залежить від того, скільки це триває і чи є вже запит від Держпраці. Приховане від нас стане відомим під час першої ж перевірки – і тоді варіантів буде менше.

Хто відповідає, якщо звітність подано з помилкою?

Штрафи та пеню, що виникли з нашої вини, ми компенсуємо. Це умова договору.